Project & Document Management este o soluţie integrata bazata pe ultima generaţie a tehnologiei Microsoft Office SharePoint Server 2013. Aceasta tehnologie furnizează suportul lucrului colaborativ, incluzand functionalitati de Task Management si Document Management.
Numeroase companii cauta cai mai eficiente de a distribui informatia si de a eficientiza lucrul in echipa in cadrul proiectelor. Multe dintre acestea constientizeaza deja necesitatea si utilitatea unui sistem de document and task management, care sa ofere posibilitatea de a structura, organiza si accesa baza de date.
Scurta descriere
Solutia bazata pe platforma SharePoint ofera in primul rand un mod de organizare a documentelor si a schimbului de informatii in cadrul unei companii. Acest lucru se realizeaza prin implementarea urmatoarelor functionalitati :
- Facilitarea lucrului cu documente: salvarea, arhivarea, regasirea si controlul versiunilor. Integrare cu MS Office – astfel incat documentele word si excel pot fi editate direct din cadrul site-ului sharepoint si salvate automat sub forma unei noi versiuni.
- Gestionarea structurii de foldere – cu posibilitatea de a seta permisiunile la nivel de utilizator
- Navigare usoara prin cadrul folderelor cu ajutorul functionalitatii de bread crumb.
- Integrare cu Microsoft Office – click to open
- Salvare documente direct in sistemul Document Management
- Functionalitati check in si check out – Controlul versiunilor – Vizualizare istoric document – Se pot pastra toate modificarile unui document sub forma de versiuni ale documentului, avand posibilitatea de a le vizualiza oricand si chiar de a reveni la o versiune anterioara.
- Posibilitatea de a restaura versiuni precedente
- Prezentarea informatiilor specifice unui Intranet intr-o maniera grafica personalizata, adaptata imaginii si strategiei clientului.
- Realizarea de zone publice, cu informatii accesibile tuturor membrilor.
- Realizarea de zone private, cu informatii accesibile doar anumitor membri (ai unui departament, grup de lucru, etc).
- Implementarea de sisteme de fluxuri de lucru, in sensul crearii de sisteme de management al aprobarilor necesare unui document.
- Implementarea unui sistem facil de update al documentelor si de adaugare de noi documente
- Regasire documente – Se pot efectua cu usurinta cautari utilizand criterii multiple ce includ chiar si cuvinte din cadrul documentelor.
- Gestionare drepturi de acces – SharePoint este o aplicatie client-server conceputa special pentru lucrul concomitent in retea a mai multor utilizatori. Aveti posibilitatea de a crea grupuri de utilizatori specificand si stabilind astfel drepturi si nivele de acces la documente.
- Creare fluxuri de lucru – Aplicatia permite definirea de fluxuri de lucru in scopul reglementarii circulatiei documentelor. Se poate configura schema fluxului de lucru, stabilind sarcinile ce vor trebui efectuate si persoanele ce vor fi implicate in rezolvarea acestora
- Gestioneaza si urmareste evolutia taskurilor din cadrul proiectelor. Actorii au posibilitatea de a raporta progresul fiecare task, de a aloca si rezolva taskurile asignate.
Document Management se poate instala pe propriile servere sau se poate configura pe sistemul Sharepoint Online – componenta a suitei Microsoft Office 365. Utilizatorii se pot conecta direct la portalul Document Centre şi pot lucra cu fişierele uploadate